پیاده سازی سیستم مدیریت کسب و کار BPMS

در دنیای رقابتی امروزی، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار مانده و پیشرفت کند. انجام کارها به صورت دستی و سنتی، باعث می‌شود تا صاحبان کسب ‌و کار زمان زیادی را از دست داده و پول را روی عناصر بیهوده کسب ‌وکارشان هدر دهند.

این جاست که طراحی و مدلسازی فرایندها و پیاده سازی BPMS در کسب و کار می تواند راهگشا و عامل موثری برای بقای کسب و کارها باشد.

7 گام برای پیاده سازی سیستم مدیریت کسب و کار BPMS

1. طراحی مدل فرآیند: در این بخش برای پیاده سازی BPMS یک فرآیند بزرگ و پیچیده را به چند زیر فرآیند تقسیم می کنند.

2. طراحی مدل داده: در این بخش مدلی برای ذخیره سازی اطلاعات تعریف می شود که می توان از آن در سایر فرآیندها و یا فرآیند اصلی استفاده کرد. ارائه این مدل با استفاده از جدول و ستون میزان بهره مندی از ابزارهای هوش تجاری و سایر سیستم ها از این اطلاعات را افزایش می دهد.

3. طراحی فرم: این بخش طراحی و پیاده سازی انواع فرم های الکتریکی را با قابلیت اجرایی تحت وب امکانپذیر می کند. این بخش دارای قابلیت اعمال تغییرات در شرایط خاص است و همچنین از فرم ها برای اجرای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بسیار استفاده می شود.

4. تعیین قواعد کسب و کار یا طراحی قوانین تجاری: این مرحله دارای قابلیت پیاده سازی انواع قوانین، سیاست ها و تصمیم گیری های ساده و پیچیده به منظور تعیین مسیریابی فرآیندها می باشد.

5. تعیین مجریان و ایفا کنندگان فرآیند: در این بخش از اجرای BPMS مجریان هر یک از فرآیندها و فعالیتها معرفی می شوند. روشهای مختلفی برای تخصیص کار وجود دارد مانند تخصیص کار به صورت دستی، ارسال کار بر اساس سنجش کارهای موجود در کارتابل شخصی که کار کمتری انجام داده است و…

6. یکپارچه سازی: این مرحله با اتصال سیستمهای سازمانی به یک دیگر موجب بالا بردن سطح یکپارچگی با سایر سیستمهای کاربردی در حین فرآیند می شود. یا به عبارتی ساده تر می توانید در این بخش فرآیند را با سایر سیستمهای موجود سازمان یکپارچه کنید.

7. اجرای فرآیند: فرآیندی که در 6 مرحله قبلی به طور کامل تعریف شده است، اکنون آماده استفاده توسط کاربر می باشد. در این مرحله می توان بدون تخریب و دستکاری اطلاعات عملیاتی، فرآیند را به صورت آزمایشی اجرا کرد و با پیاده سازی BPMS از آن بهره برداری نمود.

معیارهای انتخاب یک نرم افزار BPMS مناسب

هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید نکات زیادی را مورد توجه قرار دهیم. اول از همه باید توجه کنیم، نرم افزاری که انتخاب شده برای اجرای این سیستم متناسب است. و همچنین خصوصیات لازم را دارد تا بتواند نیازهای ما را رفع نماید.

نکته بعدی مربوط به چرخه حیات یا همان گام های پیاده سازی BPMS می باشد. و چرخه حیات نرم افزاری که انتخاب می کنیم باید بتواند نیازهای ما را با توجه به درک نقش ها، مسئولیت ها و مهارت پرسنل، پشتیبانی کند. همچنین باید از رعایت استانداردهای IT موجود در سازمان که شامل اطلاعات، طراحی، استانداردهای نرم افزار و پشتیبانی سازنده نرم افزار می باشد، اطمینان حاصل نماییم.

  مقایسه وضعیت BPMS در جهان و ایران

حدود 78% از سازمان های جهانی از این سیستم استفاده می کنند و یا برای ایجاد و استفاده از آن برنامه ریزی کرده اند. همچنین براساس گزارش موسسه IDG، استفاده از این نرم افزار موجب افزایش 46 درصدی بهره وری سازمان ها گردیده است.

بهره وری این سازمان ها توسط این نرم افزار با افزایش سرعت گردش کار، ایجاد هماهنگی و اتصال بین تمام نرم افزارهای سازمان، کنترل و تست فرآیندها، افزایش کیفیت، کاهش هزینه ها و… امکان پذیر شده است.

این نرم افزار در ایران پیشینه زیادی ندارد. و از آنجا که همچنان عرضه کننده قدرتمندی در ایران وجود ندارد. به همین دلیل موجب گردیده تا تعابیر اشتباهی از رویکردهایی مانند یکپارچه سازی نرم افزار، مدیریت گردش کار و… ارائه شود. پس باید هنگام انتخاب نرم افزار مورد نیاز خود و پیاده سازی BPMS به معتبر بودن شرکت عرضه کننده نرم افزار توجه داشته باشیم.