تصور بیشتر مدیران از سیستم اتوماسیون اداری، استفاده از نرم افزارهای مدیریت مکاتبات در سازمان است. اما هدف نهایی از اتوماسیون در کسب و کار، مکانیزه کردن همه فرآیندهای موجود در سازمان است که این کار با استفاده از ابزارها و سیستمهای سازمانی مختلف امکان پذیر می باشد.

استفاده از این سبک اتوماسیون به خصوص در کارهایی با روابط پیچیده و بزرگ، نتایج مثبت زیادی دارد. به همین دلیل بسیاری از مدیران تصمیم به مشاوره و استفاده از اتوماسیون اداری گرفته و آن را اجرایی می کنند.

از مهمترین ویژگی های این سیستم که توجه مدیران سازمان ها را به خود جلب کرده است، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  افزایش دقت
درصد خطا در اموری که توسط انسان انجام می شود، بیشتر از سیستم های خودکار و ماشین های محاسباتی است. مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نشان می دهد که با به کارگیری اتوماسیون اداری، دخالت انسان در انتقال داده ها محدود می شود، در نتیجه اشتباهاتی که می تواند منجر به تاخیر در بهره وری و همچنین هزینه مازاد گردد، حذف شده و دقت و کیفیت کار بالا می رود.

  کاهش هزینه ها
هزینه به عنوان یکی از عوامل اصلی در توسعه مورد توجه قرار می گیرد. با به کارگیری اتوماسیون اداری، فرآیندهای پیچیده تجاری و صنعتی توسط سیستم های خودکار اداری انجام می شود. با اجرای اتوماسیون اداری سازمان ها دیگر نیازی به استخدام نیروهای انسانی جهت انجام این وظایف نمی باشند و می توانند هزینه استخدام را صرف سرمایه گذاری های پر سود دیگری کنند.

  کاهش زمان و منابع
از طریق اتوماسیون، حجم بیشتری از امور در مدت زمان کمتری انجام می شود. سیستم های کامپیوتری می توانند کارهای تکراری و خسته کننده که وقت و انرژی زیادی باید صرف آن ها کرد را از روند کار حذف کرده و این فرصت را به کارمندان بدهند که وقت خود را برای کارهای با ارزش تر استفاده کنند.
ضمن اینکه حذف کاغذ از سیستم کاری، باعث می شود کارمندان نیازی به صرف وقت برای جمع آوری اسناد و بایگانی حجم زیادی از نسخه های کاغذی نداشته باشند. ۷۸ درصد از مدیران معتقدند، اتوماسیون قادر است تا ۳ساعت از زمان کاری یک کارمند را آزاد کند.

  ذخیره سازی و مدیریت داده ها
یکی از بزرگ ترین مشکلات سیستم های کاری، تولید حجم زیادی از مدارک، اسناد و طبقه بندی و نگهداری از آنها است. اتوماسیون اداری نشان می دهد که علاوه بر نیرو و زمانی که صرف نگهداری از این اوراق می شود، نیاز به فضایی وسیع نیز وجود دارد. ضمن اینکه حفظ امنیت آنها کار آسانی نیست و ممکن است با یک آتش سوزی از بین بروند.
یک برنامه اتوماسیون می تواند کار ذخیره کردن اطلاعات و اسناد را بسیار ساده کند. بدین شکل سازمان ها توانایی بیشتری برای نظارت و کنترل داشته و سهامداران و افراد بیشتری می توانند در زمانی کوتاه، به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.

  افزایش توانمندی کارکنان
بر خلاف تصور خیلی از مدیران که فکر می کنند اتوماسیون اداری جای کارکنان و نیروی انسانی را می گیرد، باید عنوان کرد که در واقع اتوماسیون باعث می شود تا عملکرد کارکنان تقویت شود و آن ها را توانمندتر کند. توانمندی کارکنان بهره وری سازمان را بالا می برد.

  تصمیمات با آگاهی بیشتر
استفاده از سیستم اتوماسیون به سازمان امکان دسترسی یکپارچه به داده ها، گزارش ها، تحلیل ها و آنالیزها را می دهد. اتوماسیون این فرصت را برای مدیران کسب و کار فراهم می کند تا به گزارش ها و اطلاعات مختلف به راحتی دسترسی داشته باشند. دسترسی به اطلاعات وسیع تر و دقیق تر به معنای تصمیم گیری بهتر و آگاهانه تر است.

  بهبود فرآیند کسب و کار
تا اواخر سال ۲۰۰۰ میلادی، رقابت اصلی در بازار بر سر زمان ارائه محصول یا خدمات بود. اینکه کدام مجموعه زودتر از دیگران خروجی خود را معرفی کند، نشانه موفقیت بود. اما بعد از ۲۰۱۰ این روند تغییر کرد و کیفیت محصول یا خدمات در درجه اول اهمیت قرار گرفت.
اتوماسیون اداری با بالا بردن دقت و کاهش درصد خطا و سرعت دادن به روند کار، می تواند فرآیند کسب و کار را بهتر کند. از سویی دیگر، بهبود فرآیند کسب و کار باعث افزایش کیفیت محصولات و خدمات و انطباق بیشتر با استانداردهای جهانی می شود. توانایی بهبود فرآیندهای تجاری و صنعتی همان نقطه قوتی است که سیستم های اتوماسیون اداری را ممتاز می کند.

در این مسیر ما به شما کمک می کنیم تا فرایندهای کسب و کار را مکانیزه کنید و این موضوع را در قالب سیستم اتوماسیون کسب و کار انجام میدهیم.